Ra mắt hệ thống Hỗ trợ giải quyết thủ tục hành chính Một cửa cho sinh viên

Ngày 11/10/2022, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHKHXH&NV), Đại học Quốc gia Hà Nội đã tổ chức Lễ Bàn giao và ra mắt chính thức hệ thống Hỗ trợ giải quyết thủ tục hành chính một cửa cho sinh viên. Sự kiện cũng là một trong những hoạt động hưởng ứng ngày Chuyển đổi số quốc gia 10/10.
Tham dự Lễ Bàn giao, về phía trường ĐHKHXH&NV có GS.TS Hoàng Anh Tuấn (Hiệu trưởng), PGS.TS Lại Quốc Khánh (Phó Hiệu trưởng), cùng với đại diện lãnh đạo các phòng Hành chính – Tổng hợp, Chính trị và Công tác Học sinh sinh viên, Hợp tác và Phát triển, Đào tạo, Kế hoạch – Tài chính và Trung tâm Đào tạo và Ứng dụng Công nghệ thông tin. Về phía trường Đại học Công nghệ, Đại học Quốc gia Hà Nội (đơn vị xây dựng phần mềm) có PGS.TS. Nguyễn Việt Hà (Hiệu trưởng), ThS. Vũ Bá Duy (giảng viên khoa Công nghệ thông tin).
Hiện nay, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý giáo dục và đào tạo, giải quyết thủ tục hành chính cho sinh viên, đã trở thành một xu thế tất yếu. Đây cũng là chủ trương được Bộ Giáo dục và Đào tạo và Đại học Quốc gia Hà Nội đặc biệt chú trọng. Thực hiện chủ trương đó, trường ĐHKHXH&NV phối hợp với Trường Đại học Công nghệ, Đại học Quốc gia Hà Nội xây dựng hệ thống Hỗ trợ giải quyết thủ tục hành chính một cửa cho sinh viên Nhà trường.
Phó Hiệu trưởng Lại Quốc Khánh - người trực tiếp chỉ đạo nhóm xây dựng hệ thống chia sẻ: Chủ trương xây dựng hệ thống Hỗ trợ giải quyết thủ tục hành chính một cửa cho sinh viên đã được lãnh đạo Trường ấp ủ từ lâu và chính thức triển khai từ giữa tháng 7/2022. Với sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Nhà trường, cán bộ Trung tâm Đào tạo và Ứng dụng Công nghệ thông tin cùng các phòng Chính trị và Công tác Học sinh sinh viên, Đào tạo, Kế hoạch - Tài chính, Hành chính - Tổng hợp đã phối hợp với chuyên gia trường Đại học Công nghệ tích cực triển khai các hạng mục công việc. Đến đầu tháng 9/2022, hệ thống đã hoàn thành đúng tiến độ. Nhà trường đã tổ chức hai cuộc tập huấn cho cán bộ trực tiếp sử dụng hệ thống của các phòng có liên quan. Đến nay, sinh viên đã có thể truy cập sử dụng các tiện ích mà hệ thống mang lại. Phó Hiệu trưởng Lại Quốc Khánh nhấn mạnh rằng, công nghệ là phương tiện hỗ trợ quan trọng, nhưng điều quan trọng hơn là tính khoa học của quy trình công việc, là tinh thần trách nhiệm và tình cảm mà cán bộ Nhà trường gửi gắm khi giải quyết công việc liên quan đến sinh viên. Có đủ những điều đó thì công nghệ mới phát huy hết giá trị của nó. Thay mặt nhóm xây dựng hệ thống, ThS Vũ Bá Duy đã báo cáo về quá trình thực hiện, mục tiêu, chức năng chính và cách thức quản lí, sử dụng hệ thống Một cửa. Với hệ thống, sinh viên chỉ cần sử dụng tài khoản thư điện tử của Đại học Quốc gia Hà Nội mà sinh viên đã được cấp để đăng nhập và đề nghị giải quyết nhiều thủ tục hành chính một cách hoàn toàn trực tuyến: Đề nghị cấp Chứng nhận sinh viên, cấp bảng điểm, xin hoãn thi, đề nghị phúc khảo bài thi, đề nghị hoãn nộp học phí, xác nhận trợ cấp xã hội, xác nhận vay vốn ngân hàng, đề nghị cấp lại thẻ sinh viên, đề nghị cấp chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, xin nghỉ học có thời hạn, xin tiếp tục học, đề nghị cấp xác nhận làm vé xe buýt, đề nghị chuyển khóa học, đề nghị cấp giấy giới thiệu sinh viên thực tập, đề nghị xác nhận đơn thuê nhà ở sinh viên, cập nhật hồ sơ.
Tất cả các đề nghị sẽ được hệ thống chuyển đến phòng ban liên quan xử lí. Thông tin về tình trạng, kết quả xử lí sẽ được cập nhật trên hệ thống và sinh viên hoàn toàn có thể tra cứu được.
Như vậy, hệ thống này sẽ giảm tối đa việc sinh viên phải tới Trường, làm thủ tục hành chính trực tiếp tại các phòng ban của Trường. Ngoài ra, sinh viên có thể theo dõi tiến độ, kết quả giải quyết yêu cầu của mình thông qua hệ thống này.
Bên cạnh đó, hệ thống cũng cung cấp cho cán bộ phòng ban liên quan công cụ quản lý, xử lý, phản hồi trực tuyến các yêu cầu của sinh viên, qua đó giảm bớt thời gian, công sức của cán bộ khi giải quyết thủ tục hành chính cho sinh viên. Chất lượng và hiệu quả công việc cũng được nâng lên.
Phát biểu tại Lễ bàn giao, Hiệu trưởng Hoàng Anh Tuấn đã chúc mừng và ghi nhận thành công của kế hoạch xây dựng hệ thống Hỗ trợ giải quyết thủ tục hành chính một cửa cho sinh viên. Ứng dụng CNTT trong quản trị đại học là một xu thế tất yếu. Thêm nữa, hệ thống được xây dựng thành công và hoạt động hiệu quả thể hiện sự cam kết của Nhà trường trong việc đổi mới công tác quản lý và hỗ trợ sinh viên theo hướng: lấy người học làm trung tâm, chăm sóc, tư vấn, hỗ trợ người học ngày càng tốt hơn. Hiệu trưởng Hoàng Anh Tuấn cũng cảm ơn sự hợp tác chặt chẽ của trường Đại học Công nghệ và tin tưởng rằng, trong thời gian tới, hai trường sẽ tiếp tục có nhiều hoạt động hợp tác hiệu quả trong việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, quản trị đại học.
Trong lời đáp tại Lễ Bàn giao, Hiệu trưởng Nguyễn Việt Hà đánh giá rất cao ý tưởng xây dựng hệ thống Hỗ trợ giải quyết thủ tục hành chính một cửa cho sinh viên của Ban Giám hiệu trường ĐHKHXH&NV. Đồng thời, cảm ơn Nhà trường đã tin tưởng lựa chọn trường Đại học Công nghệ làm đối tác trong việc triển khai xây dựng các sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin. Trường ĐHKHXH&NV là đơn vị thứ ba trong Đại học Quốc gia Hà Nội triển khai phần mềm này cho thấy chủ trường chuyển đổi số của Đại học Quốc gia Hà Nội là rất đúng đắn. Trường Đại học Công nghệ sẵn sàng phối hợp, hỗ trợ trường ĐHKHXH&NV trong lĩnh vực công nghệ trong thời gian tới.
Kết thúc buổi Lễ, thay mặt Ban Giám hiệu Nhà trường, Hiệu trưởng Hoàng Anh Tuấn và Phó Hiệu trưởng Lại Quốc Khánh đã gửi món quà lưu niệm đến Hiệu trưởng Nguyễn Việt Hà để cảm ơn sự quan tâm của Ban Giám hiệu trường Đại học Công nghệ và sự phối hợp chặt chặt và hiệu quả giữa các phòng ban, cán bộ liên quan trong quá trình triển khai dự án này.